大长篇:关于Office的一些有趣的小知识

身为正版玩家还是要用得高贵一些

Posted by Donggu Ho on 2017-07-04

超有条理的PPT秘籍?不存在的

自从组建家庭(购买365家庭版)之后进了 Office Insider 的坑,然后处于花钱负责的心态就一直在稳定地更新和研究新玩法了。有很多研究出来的玩法因为平时并用不到就只能一直憋着,决定还是把这篇一股微信公众号画风的blog发出来。本来想着分开几篇发会不会阅读友好一些,但是考虑到本博技术博主的定位(?)决定还是一篇发完好了不然比重占太大了。

Commons

最新一版的 Office Insider 快速环已推出自动保存功能,只要开关打开就可以像 JetBrains 家 IDE 一样随用随开随手关闭毫无闪退忘了保存之烦恼。不过其实 Office 本来就有自动保存副本的能力,对于闪退崩溃造成的没保存没有什么压力。所以这个功能大概是给那些会随手关软件还取消保存更改的人用的吧

以及 Office 365 贯彻云的概念,提供了很多实时协作相关的感觉很酷的 features,然而 OneDrive 的速度……然而不说正版就说 Office 2016的普及度…………

如何让人一眼看出自己是尊贵的365用户呢?答:换皮肤。365可以换除了经典的橙绿蓝主题外的尊贵的码农黑、码农灰和码农白,其实我还是觉得原生最好看,只要换掉就可以达成一眼看过去就是正版党的效果。

格式刷双击就能保持状态这种事就不用我说了吧

并不是特别了解的 Word 2016

拼写检查

因为沉迷 Markdown 倒也没有怎么发掘 Word 的隐藏内容,但是 Word 的拼写检查同义词功能真的非常好用!在编各种文档的时候在 markdown 写完丢进 Word 检查一遍语法然后替换一下重复用词然后再丢回 Markdown 这种事我会说出来吗!(当然这是 Office 全家桶多年前就都有的功能了)但是现在甚至还有写作风格检查建议你去掉一些冗余词句以及更换高级用词什么的就让本凑字数党很害怕……

导航窗格

用 Word 写作的话当然是要用样式把一级标题二级标题脚注尾注正文通通定好再开写的。视图->导航窗格即可一键进入PDF感的轻松跳转模式。视图选项卡里面里面也有各种各样的窗口切分之类的东西就很IDE。写完之后在第二页插入一个目录就已经很舒服了。在面向打印、需要大量分页符、小标题超多的情况下毕竟还是 Word 比 Markdown 更胜一筹(毕竟……我还是没空学LaTeX

审阅

审阅选项卡就很有办公感了,感觉就是非常友好的可视化版本的版本控制。考虑到 OneDrive 共享的话可以说根本就是办公云版本的Git了(废话这不就是office的定位吗)

啥都能干的 Powerpoint 2016

PowerPoint,一个据说定位为做幻灯片的软件。现在的主要功能包括:做原型、做MV、做游戏、做动画、画画、等:)也是套件中我玩得最多的一个。

正经幻灯片

在作为正经幻灯片祖师爷这件事上,ppt在灭绝对手这件事上反应可以说很迅速了:Keynote的神奇移动,Prezi的缩放,全部到手。基本上幻灯片只需要淡入淡出+平滑(神奇移动 M$.ver)即可完成逻辑流畅的转场。

平滑

平滑这个切换功能绝对体现了微软祖传的改名部特色:最开始时中文版中的命名是无翻译的 Morph;然后改成了变体重新发明中文;大概是被吐槽太多了又改名为 变形;现在名为平滑,并不知道能维持多久。
……总之认准这个 LOGO!
morph logo

平滑是一种非常方便的转场形式,使用Keynote的同学一定很熟悉。ppt会自动识别两张幻灯片之间同类的元素(如相同的单词/字符;同类型的形状;同源的图片等)然后再转场时完成字体/颜色/大小/位置/角度等的渐变变化。如果存在多个对应的可能,则选移动路径最短的进行变换,总之很合理了。

提供了三种效果属性:对象、字数、字符。应该是翻译的锅,准确来说是对象、单词、字母。这调整的是平滑切换时的粒度,主要针对西文文本框,决定了切换时文本框整体变化,亦或是按单词变化,或按字符变化。对中文而言,后面二者没有区别。

平滑的玩法很多,但是如果想要达成一些相对特殊的效果,那还是需要一点调教手法。

  • 分组
    平滑并不支持分组的元素,因此建议在编辑完成后解散分组。

  • 方圆变化
    显然ppt并不认为矩形和圆形属于同类元素。因此方形和圆形的变化其实使用的是圆角矩形。圆形和正方形都是圆角矩形的调参形态,这样就可以愉快变变变了(CSS动画同理)。同样的玩法适用于一切可以调参的图形。

  • 翻转
    将图形定位框左边拉到右边或者上边拉到下边【你在说啥

SVG

从某个版本的 Office insider 开始,三件套就支持插入 SVG 图片了。SVG 好处都有啥?体积小、不失真。Office 对 SVG 的支持非常优秀非常优秀非常优秀,导入的图片享用和 Office 内置的形状一样的待遇,可以设置各种填充、各种阴影,在平滑切换中的表现也非常原生。不过如果原图有多种颜色填充和描边,在 Office 中进行填充和描边的编辑的话会被统一配色,因此需要变色的话建议把图形拆分单元导入。

以及,就跟 Adobe 亲妈一样,PPT(以及Word)也支持从 Ai 直接拖拽图形或者复制图形后在 PPT 直接粘贴,效果和存为 SVG 再导入没有任何区别。

……港真自从有了这个功能我做ppt就是随手搞个logo然后加上平滑切换,把logo从头用到尾还能假装线索联系全文,反正变大变小变颜色都那么棒hhhhhh

缩放

是的就这样把 Prezi 的著名技能给拿来用了。位于插入->缩放,或者直接把某张幻灯片拖拽到另一张幻灯片里面即可,效果无话可说,就是优秀。结合幻灯片分节就已经很完美了,并不需要任何额外的trick。有时候(经常)懒得做目录页就直接把各个小节标题所在幻灯片全做个缩放(标题要大大大大大)即可轻松达成时间逼格双赢。

删除图片背景/图片裁剪

删背景是非常方便的一个功能,无脑抠图我就服PPT系列。随便截个图丢进ppt,选择【删除图片背景】然后画两笔标记一下去留,就可以了~而且是无损编辑,可以随时恢复和修改弱智版Ps蒙版

图片裁剪弱智版Ai剪切蒙版也是同样的道理,无损编辑。注意,裁剪有子项目为裁剪为形状,所以可以裁出不仅仅是矩形的图形。而且同一张图片的不同裁剪在平滑切换中是可以识别生效的,也就是说……你通过一些手法两者结合的话可以做矩形的遮罩层动画……【瑟瑟发抖

图片排版/图文混排:SmartArt

虽然通常 SmartArt 只用来画画流程图啥的,但其实用来混排图片超级无敌方便……把所有图片一口气丢进去之后,选择所有图片,并在工具栏图片->图片版式里面选一个就好,而且图片的标注、层级修改等都在 SmartArt 框架下所以也超级方便!

比如随手选了这个:
smartart

或者这个:
smartart2

或者这样:
smartart3

改个颜色以及样式之后还能这样:
smartart4

……停一停,行了行了。

设计创意

只要开着联网,就会在你刚把元素全丢进去不知道如何排版的时候丢给你一堆建议,基本都能看,简直良心。(可能要在设置中将其打开)

幻灯片母版

也就是传说中的ppt模板。嫌弃自带的版式没有用但是又不想反复造轮子吗,自己做母版吧少年。【情节提要】选项卡左边的布局就是为此而生。插入占位符,各种自由自在的编辑,科学复用尽在这里。

但其实我没做过模板因为每次都想定制点新的
直接导致很忙的时候做ppt就很痛苦
幸好我插件多

原型制作

仿佛是 VS 用户专属
不记得是不是 Office 2016 Professional 专属了

是的就是 Visual Studio 用户专属功能。我也不知道为什么这俩会产生交易话说 Office 黑科技系列难道不是自带的 VB 吗。Visual Studio 用户的 PPT 会多出一个【情节提要】(当年叫Storyboard)的选项卡,里面一个按钮叫情节提要形状。认准它:)

原型

有同学会问了,都是office 2016你的选项卡为什么跟我的不一样。那是插件呀傻孩子。后文会介绍。

打开情节提要选项卡,可以看到一系列的 Windows 交互系统的 UI Kit,鼠标甚至都自带移动点击动画的。这些元素并不是单纯的图片,而是有正经的原生PPT形状组合而成,只要拖到画布上就可以对各种属性进行修改。因此该功能做出来的原型 Demo 其实兼容性非常高,只要普通的 ppt 就能打开,而不一定是尊贵的 VS 用户或者 insider 什么的。

有同学说,博主这个好丑啊灰的还没有渐变还只有辣鸡 Windows。

。其实我也是这么想的。不过这当然并不是它的全部,戳【联机查找更多情节提要形状】即可获得惊喜。该扩展作为 Visual Studio 扩展市场的一部分(……)提供,暂时市场上东西不多但是挺够用,包括一些幻灯片常用简笔画、各种系统的 UI Kit等,还有 emoji 大全什么的,绝大部分是免费的。

但是,其中的王者绝对是这个PowerPoint Storyboard Templates Bundle,覆盖了从 IOS, OSX, Android, Windows7/8/10, Web, 甚至 Markdown(Github ver.), Bootstrap, Facebook 等等几乎所有已经成型的UI Kit,还原度极高,让你的 Powerpoint 成为真正的 UI神器,长期打75折,一次购买终生更新,一旦不满随时全款退货,多人团购还拥有1%/人的折扣。

至于我为什么还没买……
bundle

……我还是去用Xd吧

投票与问卷【微信墙?

你并没有看错:)

一个名为 Poll Everywhere 的加载项,可以通过插入->应用商店搜到和安装。只要注册之后就可以开启一个投票/问卷地址,当幻灯片开始投影时人们输入网址就可以进入你设置的问题进行投票回答,屏幕上可以即时显示票数或者问答情况【甚至还能给别人的回答点赞

一个挺实用又炫酷的功能,可惜我用不到【。

各种插件

两个无敌实用的国产插件。

iSlides (前Nordri Tools)

官网链接:https://www.islide.cc/

以前简称 NT 所以我现在还是叫它 NT。工具精简,但非常好用。
更新前长这样↓
nordri tools

对齐工具栏和一键统一默认字体可以说是每次必用;有图表的时候使用在线配色库改一下配色也超级方便,人类的好朋友!

更新之后更炫酷了 长这样:
iSlide

OneKey

官网链接:http://oktools.xyz/
ps.官网的度盘链接不太稳定,可能要刷新几次才能出来。实在下不到……就找我要吧:)

如果说 NT 就是方便的快手小工具的话,OK 的存在目标大概是把 PowerPoint 改造成全能修图王+动画王。

ok

。。。甚至还兼修语音。

ok8p

恩 OK 甚至还开源。我还能说什么.jpg

PA

其实国产ppt插件还有PA(似乎叫ppt动画大师?),专门做动画,生成补间帧什么的(突然听到Flash术语你怕了吗),但是随着 PPT自身对动画的改进以及平滑切换、放缩的增加,它的存在显得没什么用了。而且插件装多了会影响打开速度所以……大概是要被时代的车轮碾过去了【。

ACROBAT DC Pro

虽然说苹果才是 Adobe 真爱,但是 MS 也是跟 Adobe 交易良多的。安装好 Acrobat DC Pro 之后 Office 套件内会出现 ACROBAT 选项卡, 提供更加细致具体的 PDF 和 Flash 相关支持。虽然说 Office 本来就支持导出 PDF 的功能,但是有个插件调细节(比如备注生成注释、挑选各种PDF标准blabla)还是高贵不少的。

Remote Office

官方推出的插件,我忘了是在哪里安装。播放时可以用手机对应的App通过蓝牙控制桌面端的放映,基本上就是代替那个激光笔的概念。但我这种面向答辩 PPT 并没有这种满场跑的演讲需求……故卸。

制作 MV

我不懂音乐,请咨询教主【。

科学导出

随着 Powerpoint 版本差距越来越大隔版本如隔山,如何把文件给别人查看也是个问题。如果两边都是正版 Office 2016+自然是万事大吉,只需把字体和pptx打个包发送即可,然而……希望渺茫。使用 PDF 格式 算是一个兼容性很高门槛非常低的解决方案,然而动效或跨页跳转之类的issue就很难顾及。所以需要展示视频的时候,还是用PPT渲染个视频吧:)

  • 文件->导出->创建视频 可以选择画质,每张幻灯片的播放时长,点击创建视频就可以开始渲染了,动画效果全保留,比录屏什么的帧数高多了真是【。
  • 如果想要在视频中添加旁白(评论轨)/视频/笔注,或者精细决定每一幻灯片的时长这么一想大概是做MV专用功能,可以选择录制旁白和计时。位于幻灯片放映->录制幻灯片演示选择操作即可,录制画面既视感很强,会让你感觉是个在上网课的阿婆主。
    up
  • 录制完再渲染即可

视频最大的问题就是体积偏大啦(虽然其实普通ppt的话还好了就几十兆),所以希望微软还是推出一款 PPT 播放器,免费永远更新那种【比划

Excel 2016

作为一个说到表格满脑子 SQL/ORM 的人,你让我去讲 Excel 使用心得实在是非常强人所难的【。Excel 理论上应该是使用方法能出书的一款可怕软件,然而我……真的不会:)

何况作为一名工程师。怎么可以用 Excel 这种自降逼格的东西呢对不对(被财经类同学打死),真的想用 MS 的可视化也至少要 Power BI 走起啊。

但不得不说……当你获得了任意格式的表格文件……Excel 都能无脑打开……这真是……太强大了。无论字符是什么编码格式,无论分隔符是啥,无论你的数据源是csv还是txt还是网页上随手复制的一段表格,Excel都能一脸镇定淡然地把她打开成该有的样子。实在是人类友好的典范!

此处介绍一个应该财经类同学并不知道的 Trick:三维地图(前 Powermap)。

Powermap 原来是 Office 加载项的一员,现在转正了成为 Excel 2016 自带的功能,位于插入->三维地图

在做 GIS 作业的时候需要搞一点可视化,然而专业软件 ArcMap 简直难用(丑陋)到一定境界。于是用 Excel 搞了一下,把所有点的XY坐标丢进去,设定一下字段,直接渲染出来一个这样的东西(请忍受帧数非常低的gif而且有13.8MB慢慢加载):

就问你服不服!服不服!

渲染视频的清晰度可选√当然也可以选择不渲染,直接当成PPT演示播放,还能当场放大缩小变换视角,怎一个炫酷了得。

而且除了在地球上搞一搞之外,地理信息无关的也可以自创地图来制作真·三维的图表。教程网上自寻,略略略。